Faciliter le recouvrement des créances des cabinets dentaires : une histoire d’organisation

Ce n’est un secret pour personne : les impayés peuvent mettre à mal le développement du cabinet dentaire même le plus prolifique. Par chance, quelques mesures simples permettent aux praticiens d’empêcher que les retards de paiement qu’ils subissent ne se transforment en créances impayées à répétition.

C’est quelque chose qui n’est que peu enseigné sur les bancs des facs de médecine : diriger son cabinet signifie assumer la double casquette chirurgien-dentiste/chef d’entreprise et ce faisant gérer le suivi et la récupération des impayés, tâches peu réjouissantes, mais néanmoins essentielles à la survie sur le long terme d’un cabinet dentaire.

Pensez donc, si vous acceptiez que certains patients ne vous paient plus, vous finiriez vite par ne plus pouvoir rémunérer vos collaborateurs et vos fournisseurs et priveriez de vos bons services la grande majorité de votre patientèle, celle-là même qui paie rubis sur l’ongle et vous respecte. La situation n’est pas désespérée pour autant et bon nombre de créances pourraient être évitées si tant est que les bons réflexes se généralisent au sein des cabinets dentaires. Focus sur quelques-unes de ces pratiques vertueuses qui vous aideront à sécuriser et encadrer l’aspect commercial de vos relations patient-praticien.

Mobiliser l’ensemble de l’équipe dentaire pour lutter contre les impayés

En premier lieu, faites de la prévoyance votre mantra. Allez au-devant des complications de paiement en ne laissant pas de place aux surprises. Veillez entre autres à ce que vos patients soient informés sur les tarifs de vos prestations avant le début des soins. Vous pouvez parfaitement confier cette tâche d’importance à vos assistantes dentaires, qui sont la plupart du temps les premières et dernières à être en contact avec les patients. Ce faisant, vous économiserez un temps précieux.

Prenez aussi, si ce n’est pas déjà le cas, pour habitude de détailler vos devis à l’extrême afin d’éviter que certains malhonnêtes y trouve un prétexte justifiant selon eux la remise en cause de l’obligation qu’ils ont de vous payer au moins en partie. D’autant qu’un devis en bonne et due forme doit depuis juin 2014 comporter la liste des matériaux composant les différentes prothèses, couronnes ou implants proposés aux patients, sans oublier les différents lieux de fabrication desdites restaurations.

Praticiens, soyez prompts à réagir en cas de retard de paiement

Accordez-vous des garanties. Demandez par exemple le versement d’acomptes correspondants aux frais de mise en place lorsque les patients paient leurs restaurations en plusieurs fois. Ce faisant, vous limiterez la casse en cas d’imprévu tout en donnant un coup de pouce à votre trésorerie.

Vous pourriez aussi envisager la clause de « réserve de propriété », outil juridique à disposition des professionnels permettant de rester propriétaire de biens vendus jusqu’à ce que leur acheteur les ait payés en totalité. Le moyen par exemple, pour un cabinet dentaire, de conserver en sa possession l’appareil d’un patient coutumier des retards et impayés en attendant qu’il régularise la situation ?

Enfin, soyez prompte à réagir en cas de retard de paiement. Plus vous serez rapide, moins celui-ci courra le risque de se transformer en impayé manifeste. Si toutefois vos coups de fil cordiaux, mais déterminés sont restés sans réponse, ne tardez plus à passer à la vitesse supérieure. Pour ce faire, vous devrez faire un choix : vous occuper personnellement de vos créances en les portants devant les tribunaux, ou au contraire passer la main à une agence de recouvrement si vous préférez une solution moins chronophage.

Commission uniquement sur montant encaissé. Prise en charge sans frais fixes et sans engagement, du recouvrement de vos impayés, dès le premier euro, jusqu’à cinq ans d’arriéré

Steve MANAI

Recouvrement vétérinaire

rgc.paris@gmail.com

09 51 51 46 00